ארגון כנס לעסקים קטנים

אז הגיע הזמן להרים כנס לעסק שלכם, לחשוף לקוחות חדשים לשירותים שלכם, לספק מידע עדכני על הדברים הכי חמים ובעיקר להגדיל את קהל הלקוחות שלכם. עסקים רבים שמחליטים לעשות את הקפיצה בעסק שלהם בוחרים לקיים לפחות פעם בשנה כנס מקיף שמתאים לקהל הלקוחות שמתעניינים במוצרים שלהם.

מדובר לרוב על יום אחד ממוקד משעות הבוקר ועד אחרי הצהרים. במהלך היום נתן להביא הרצאות מעניינות שקשורות לתחום לחלק חומר פרסומי ומידע על השירותים הכי עדכניים שלכם, כולל אפשרות להדגמה בשטח, וכן מומלץ לשלב ארוחות והפסקות שונות כדי ליצור את החיבור הנכון עם הלקוחות וזמן להכיר טוב יותר כל לקוח. להלן מספר עצות וטיפים לארגון כנס לעסקים קטנים

כנס לעסקים קטנים מאיפה מתחילים?

במידה ואתם עומדים לפני יצירה של כנס קטן עבור עסק קטן, אנחנו ממליצים לפעול לפי ההנחיות שכתובת כאן כדי ליצור לכם סדר וארגון שהם המפתח להצלחה של כל אירוע קטן או גדול.

מטרת הכנס – מה אתם רוצים להשיג מהכנס, מה עומד מאחורי הכנס איזה מטרה חשובה ידע חשיפה את רוצים להעניק למשתתפים. זאת השאלה החשובה שממנה תוכלו לקבוע את תאריך האירוע המיקום ולהספיק להכין את כל המידע המבוקש עד למועד האירוע המתוכנן.

רשימות מוזמנים – אז יש לכם מטרה ברורה מה אתם רוצים להשיג עכשיו מגיע שלב המוזמנים לאירוע שלכם. כמה מוזמנים יש מאיזה תחומים, האם מודבר על כנס לעסקים קטנים שמיועד לעובדי חברה או האם מדובר על כנס לקוחות או אנשי מקצוע רלוונטיים שאתם רוצים לחלוק אתם מידע כדי לשמר את שיתוף הפעולה. לאחר הגדרת כמות האורחים הצפויה תוכלו להחליט האם לשכור שירותים של חשיפה נוספת ופילוח שוק כדי להגיע לעוד קהל או שתסתפקו ברשימות שלכם.

בחירת המיקום – היא משימה מאתגרת המקום צריך להתאים לרוב המוזמנים כלומר בחירה של מיקום מרכזי. חניון צמוד תמיד עוזר, ומערכות ההגברה והמסכים הם המפתח. גודל החלל צריך להתאים לסוג הכנס, בין אם מדובר על וילה, אולם כנסים, מרכז קונגרס, בית מיועד לאירועים או מקום אחר שיכול לספק ישיבת תאטרון מול מסך, אזור לארוחת בוקר/צהרים ובין אם מדובר על מיקום לחשיפת מוצרי החברה השונים. על החלל להתאים לכמות האורחים בצורה הטובה ביותר.

מיתוג והזמנות – לאחר שהחלטתם על תאריך ומיקום העבודה מתחילה. הזמנות וטיזרים צריכים להישלח לטלפונים למיילים ובאתר החברה. מיתוג האירוע והכנס צריכים להיות בשפה אחידה, כל המטרה שיזכרו את הנושא ואת המסרים שבו. הטמעה של מה הולך להיות בעזרת מיתוג נכון תלווה את המשתפים בצורה הטובה ביותר עד יום האירוע.

שעות האירוע ומספר הימים – בין אם מודבר על כנס מקצועי ובין אם מדובר על כנס לקוחות, ישנם מספר שעות שאנשים יכולים לקלוט מידע שמעבירים להם. לרוב שעות התחלה בשעה 08:00 ושעות הסיום המאוחרת הם 17:00. במידה ויש הרבה מידע וחומר או שמודבר על קבוצות שונות בעלי עסקים קטנים רבים בוחרים לקיים את אותו הכנס עם המסרים הזהים במשך מספר ימים.

אישורי הגעה – היום ניתן להיות מאוד ממוקדים. כבר משלב שיחת הטלפון הראשונית, אישור ההגעה בטלפון או במייל או הרשמה דרך האתר ומילוי פרטים בדף נחיתה שנבה במיוחד לכנס. אם מדובר על כנס בתשלום שירותי סליקה הם דבר ששווה לעשות לא רק טלפוני אלא דרך דף הרשמה מסודר.

דיילות בכניסה – חלוקת תגים, ערכות כנס, תיק וקלסר מידע. כל מה שהחלטתם להעביר לנרשמי הכנס בעת ההגעה. עמדת הדיילות משממת מטרה כפולה. המטרה הראשונה בדיקת ואישור הגעה לנרשמים וחלוקת תגי שמות. המטרה השנייה העברת המידע והחומרים שהכנתם למשתתפים.

כיבוד במהלך היום – לרוב מתכונת הכיבוד באירועים כאלו די זהה. כיבוד בוקר קל או ארוחת בוקר מפנקת תלוי בשעת התחלת הכנס, בתקציב שעומד לרשותכם וכיצד הכל משתלב עם הזמנים שלכם.
הרצאות ופעילות של שעתיים וחצי בחלל, לאחר מכן הפסקת קפה חזרה לעוד שעה, שעה וחצי לפאנל או קבלת מידע נוסף ואז ארוחת צהרים מפנקת. לאחר אורחת הצהרים לרוב תהיה תחנת קפה מאפה פירות שתרות עד סוף האירוע.

נאומים או הרצאות – תכינו לעצמכם רשימה של כל האנשים המתאימים לנושא שאתם רוצים להעביר. שווה לשלב מספר הרצאות שונות רק כמובן יש לראות שמסגרת הזמנים מאפשרת זאת. כל נאום או הרצאה צריך להיות מתוזמן נכון כדי שיתאים ללוח הזמנים שנקבע ולא יגרור איחורים בשאר חלקי הכנס שלכם.

מצגות – מספר המצגות, מי מעביר אותם ומתי. אנחנו חיים בעידן דיגיטלי ובעידן שכזה כל המצגות צריכות להיבדק מראש כדי לחסוך אי נעימות ביום שלכם. הקפידו על הנחיות זהות לכל מי שמתוכנן להעביר מצגת תידרשו את כל החומרים מראש ותשלחו אותם לחל האירוע שיבדוק שאכן הכל עובד.

חלוקת שי למשתתפים – תמיד נחמד להשאיר משהו קטן אצל האורחים. תחשבו על דברים שיכולים לגרום להם לחייך או על דברים שיכולים לעזור להם בתפקידם או שבכלל פשוט תשאירו להם מזכרת קטנה מהיום. עמדת מתנות קטנה ביציאה תמיד משאירה טעם טוב אצל האורחים.

כנס עסקים קטנים לשיתופי פעולה זה הדבר הבא

ישנה מגמה הולכת וגדלה של בעלי עסקים להתאגד יחד ולהרים כנס לקהל לקוחות שצורך את המוצר של מספר חברות. מודבר על תופעה מעניינת שמעניקה הזדמנות לחיבור בין עסקים שונים יחידו ויצירת זירה שתיתן גם ללקוח וגם לבעלי העסקים את כל החשיפה המבוקשת. בין אם מודבר על יריד מוצרי חשמל, כנס לבעלי עסקים בענף המזון, שיתופי פעולה בין חברות טכנולוגיה והרשימה עוד נמשכת. השתתפות בכנס לעסקים קטנים שכזה מגדילה את המותג שלכם, נותנת במה למספר עסקים שיוכלם לפעול יחדיו ולשתף פעולה מבלי לפגוע אחד בשני וכמובן למתג אתכם כמובילים בתחום ודמויות מפתח.

עסק קטן תפעול חכם

אז אם אתה בעל עסק חדש או עסק קטן עם הרבה שנים של ניסיון, אנחנו בעד שתרים את הכפפה תחשוב איזה ערך אתה יוכל להעניק ללקוחות שלך והאם כנס ממוקד שאתה תעביר באמת יוכל לקחת את העסק שלך עוד צעד אחד קדימה ולהפוך אותך למומחה מוביל בתלום. האם יש ביקוש לצרוך את המידע שברשותך? אולי כדי לך להביא עוד ידע ולהזמין בעלי עסקים בתשלום כדי לחשוף בפניהם את הטרנדים החמים בעולם המבוקש? אולי תוכל לסגור איזה שיתוף פעולה בבלעדיות וממנו תוכלו לקדם גם כנס טוב שיעזור לך להרים את העסק למעלה?

אם איש לכם עוד שאלות בנוגע להפקה ארגון ותכנון של כנסים אנחנו נשמח לסייע ולעזור לכם בכל השלבים השונים עד הכנס המושלם שלכם, בברכה צוות אול פלייסס!