ארגון כנסים וימי עיון

איך יודעים במי לבחור?

אנחנו ממליצים ללכת על דרך השלוש!

מה הכוונה מפיק שיש לכם חיבור טוב אתו, שמציע לכם מקומות וספקים נכונים ומתאימים לצרכים ולתקציב שלכם ושהוא רעב ליצור לכם אירוע לא פחות ממעולה. להלן מספר טיפים לארגון כנסים וימי עיון

6 שאלות שחשוב לשאול ולדעת בואו נעבור עליהם ביחד

1.כמה אנשי צוות באירוע – מפיק נהל אירוע? עוזרי הפקה ? הכל בהתאם לגודל הכנס שלכם לרוב מומלץ שיהיו במתחם מספר אנשי צוות לחלק את התפקידים בין כולם.

2.לוח זמנים באירוע – כמה זמן יש לכל חלק, מספר ההפסקות, סוג הכיבוד, הרצאות, פאנל, סיכומים.

3.עיצוב החלל והמיתוג – האם עושים בעצמכם? האם צריך להביא חברה חיצונית? מה נושא יום העיון האם דרוש מיתוג ואיזה סוגי מיתוגים אתם צריכים לאירוע.

4.מה הדברים העיקריים שחשוב להקפיד עליהם – מעבר ללוחות זמנים חשוב להקפיד על תקשורת טובה, חלל פתוח, זרימה נכונה בין החלקים השונים של האירוע. לבאי הכנס צריכה להיות הרגשה טובה הם צריכים להיות מרוצים. משלב ההזמנות ועד האירוע וגם אחריו צריך להכניס אותם לעיניים ולשתף אותם בנושאים החשובים.

5. מה אתם צריכים לבקש ממפיק הכנס שלכם? מעבר לביטחון השראה מקצועיות ושקט. הכי חשוב זה להעביר את כל הצרכים המדויקים והבקשות שלכם ומשם המפיק צריך לדאוג לכל הפרטים השונים כדי שהפקת היום או הכנס שלכם יהיו מועלים.

6. איך ליצור יום עיון מעניין? אינטראקציה, חדשנות לקחת נושא שאלה ובעיה ולהציג הרצאות מענייניות דרכי פעולה לתת ידע בתחום עם מומחים. לשלב טכנולוגיה ואינטראקציה בין המרצים והמשתתפים בצורה יותר מעניינית. לא רק לדבר ולכתוב אלא לשלב למידה יחד עם הבנה של התחום. אתם יכולים לעזר במסכים, במידה ויש זמן להכין חומרים בVR בכלל תוכלו ליצור עניין חדש.

כנס אינטימי

 

ארגון כנסים וימי עיון בוא נעשה לכם סדר

מה צריך לארגן לכנס – אישורי הגעה, בניית דף ממוקד עם מידע, טופסי הרשמה, שליחת מיילים, טיזרים, הודעות, מוקד תשלומים, חשבוניות, הזמנת ספקים, בחירת מקום, בניית לוחות זמנים וסדר יום. שילוב הרצאות מענייניות, גיוס חסויות במידת הצורך. לא חסרים נושאים אנחנו ממליצים לאחד בכל פעם שלושה תחומים לעבוד עליהם במקביל ומשם להתקדם לנושאים הבאים. תיקחו פרק זמן של שלושה ימים לכל שלושה נושאים וזה יהיה פרק הזמן של קבלת הצעות סגירת ספקים וחתימה על הזמנות.

איך לארגן יום עיון – מעבר לדברים הרגילים אנחנו ממליצים על חללי עובדה נעימים. כסאות שיהיה כיף ונוח לשבת עליהם. חלל מואר רצוי עם שילוב של גן או אזור שיוכל לנתק בהפסקות את האורחים מכל המידע שהם סופגים.

מה הדברים המשותפים – יצא לנו לראות מגמות של אירועים משולבים. בסופו של דבר כל אירוע, כנס, השקה או יום עיון מבוססים על סדר לחות זמנים ותכנון מדויק של כל שלב. כמה שיותר יותר לרמת המיקרו הצלחת האירוע גדלה. באירועים שהם מאוד מוקפדים על לוחות זמנים קצרים הכל צריך לעבוד כמו שעון כדי שכל החלקים יתחברו לכם לכן אנחנו ממליצים תמיד לאחר סגירת כל הספקים להיצמד ללוחות הזמנים.

על מה כדי להקפיד – על עניין. בגלל שהאורחים חשופים לכל כך הרבה הרצאות מידע ותוכן וישנה התגברות של רצון גם בתחומים הפרטיים לחדשנות וידע רב צריך להיות מסוגלים ליצור עניין. תקפידו על עיצוב ומיתוג שמסביר בדיוק מה הולך להיות, תשקיעו בדברים שהאורחים יזכרו. על הארגון וההכנה לפי עברנו. מה לגבי הפקת כנסים וימי עיון?

כנס קטן

הפקת כנסים וימי עיון מה האפשרויות?

אירוע משולב? חשבתם פעם על כנס שהופך ליום עיון לקבוצה נבחרת? אולי יום עיון שלאחריו יש כנס מורחב. ישנם בענף האירועים העסקיים אפשרויות רבות ואין יותר מקום להיצמד להגדרות ישנות. היום הכל תלוי במטרה שלכם ומה אתם צריכים. החכמה של מפיקים וחללי אירוח לספק לכם את המוצר הרחב ביותר במינימום השקעה וטרטור כך ששילוב של אירועים במתחם אחד ביום אחד לפעמים יוכל להיות פתרון מעולה.

מיקום שיעשה את ההבדל? חד משמעית. מקום מעניין באזור גאוגרפי טוב מעניקים לכם נקודות זכות ומגבירים את אחוזי ההגעה. אנחנו תמיד אומרים ששווה להחליף חלל בין מפגשים אין בעיה לחזור עליו אחרי אבל שיש מספר מקומות שאפשר לקיים בהם את המפגש יש יותר עניין לאורחים.

כנס, יום עיון קבלו החלטה וצאו לדרך

לפעמים הדברים הכי טובים קורים שפועלים במהירות. היום באמצעות פלטפורמות ענן חכמות ניתן ליצור את כל הצד השיווקי הפרסומי והמכירה בלחיצת כפתור מה שבעצם יוכל להקל על לוחות הזמנים ומהירות יצירת אירוע שכזה.

ההחלטות שלכם צריכות להתבסס על מה אתם רוצים להשיג, מה צריך להעביר ובאיזה מהירות כל החומר המידע והתכנים יכולים להיות מוכנים. האם ההרצאות מספיק מושכות והאם גייסתם את המומחים בתחום.

אם גם אתם זקוקים לרעיונות, יעוץ ,עזרה בבחירת מקום, המלצות על ספקים או מרצים מעניינים או אולי שילוב של מספר ספקים אתם מוזמנים ליצור אתנו קשר ונשמח לסייע לכם.
שלכם צוות אול פלייסס.

למידע ופרטים נוספים על שירותי הפקת הכנסים שלנו – לחצו כאן