טיפים לארגון והפקה של אירועי חברה קטנים

כולנו רוצים ליצור אירוע מהנה ומוצלח לאורחים. כדי שנקיים חוויות מעולות לעובדים חשוב להגדיר מה הצרכים שלכם. איזה תכנים חשוב לכם שהעובדים יחשפו עליהם איזה פעילויות נכון לשלב וכמובן מה נגיש לאורחים לאכול. המפתח באירועים קטנים זה היכולות להיות מאוד מדויקים בבחירת כל המרכיבים השונים ביחד.

במדריך הזה החלטנו לעבור אתכם על הנושאים החשובים בארגון אירוע קטן לעובדי החברה, אנחנו מקווים שבעזרת הדוגמאות והמידע שאספנו עבורכם תוכלו ליצור את החוויות שתרצו. להלן טיפים להפקת אירועי חברה קטנים.

אירועי חברה קטנים מאיפה מתחילים?

בוא נתחיל בבסיס תהליך ההפקה ונתקדם צעד אחר צעד עד המשימות שצריך לבדוק ביום האירוע.

1. כמות אורחים – אחת השאלות המרכזיות שתצטרכו לשאול את עצמכם לפי ארגון של אירועי חברה קטנים היא, כמה מוזמנים יש באירוע הקטן שלכם? לרוב התקציב נקבע בהתאם למספר האורחים, חשוב לשים לב שבאירועים קטנים התקציב לאורח צריך להיות מתומחר גבוהה יותר כדי ליצור חוויות ודברים מעניינים. כן יש אפשרות לקבל הנחות מספקים לרוב מדובר על קבוצות גדולות אבל אם מדובר בחברה שיש לה מספר מחלקות זה יכולה להיות דרך להוזיל עלויות.

2.ביום או בערב – מה אתם מעדיפים, אירועי בוקר יותר קלילים בהרגשה משוחררים בערב אפשר להכניס יותר עניין. שבוחרים לקיים אירוע חברה קטן חשוב להחליט על השעות והזמנים. האם אתם רוצים לקיים מספר פעילויות במקביל? שווה אולי לנסות לרכז חלק מהפעילויות למתחם אחד וכך לחסוך זמני נסיעה.

3. בחירת מקום – מה עונה על הצרכים שלכם? האם זה מקום פתוח או סגור? האם אתם מתכננים הופעה או פעילויות עם הרבה תכנים. האם מדובר באירוע חברה אתגרי ומגבש או אירוע שמשלב יותר פינוקים. בחירת המקום צריכה להתאים לספקים ולרעיונות הנבחרים כדי שהחלל הפתוח או הסגור ישרתו אתכם בצורה הכי טובה.

4. בחירת ספקים – המפתח שיעשה את ההבדל בכל אירוע היה ותמיד יהיה האנשים שילוו אתכם. השף הפרטי שתסגרו, בר הקוקטיילים המשובח, המוסיקה שDJ ינגן והציוד שתוכלו לשכור. כדי ליצור חוויות מעולות תבחרו בספקים שירכיבו נכון את האירוע שלכם, תחשבו על קונספט על זרימה כיצד המוסיקה היוונית תתחבר עם בחירת המקום והנוף והציוד שתשכירו יחד עם האוכל והמשקאות הנלווים וכמובן המיתוג והעיצוב הדרושים.

5. לוחות זמנים ואטרקציות בשילוב תכנים– הגענו לחלק החשוב כל האירוע שלכם הולך להיות מעולה עכשיו צריך רק לתזמן נכון את כל הספקים ולהכניס קצת הפתעות לאורחים. באירועי חברה חשוב לבנות לוחות זמנים נכונים שיעבירו את האורחים שלכם בין החלקים השונים של האירוע מבלי שהם ישתעממו או יתעייפו יותר מידי. כדי להכניס עניין בין חלקי האירוע השונים, בחרו אטרקציות נכונות שישרתו את המטרות שלכם לדוגמה בשלב ההגעה למתחם תוכלו לבחור בפעילות תוכן משותפת ומהנה, ולאחר הארוחה יוכל להיות נחמד להכניס קצת קצב עם הרבה תנועה והופעה טובה.

מקום לאירועים וכנסים

אירוע חברה קטן תתחילו במקום ובתקציב

התקציב שלכם יאפשר לכם להכתיב כיצד כל האירוע הולך להיראות. בין אם התקציב מוגבל או לא האפשרויות רבות וניצול נכון של התקציב יהפוך את החוויות שלכם למהנות במיוחד. בין סוגי המקומות המומלצים לאירוע חברה קטן מסעדות שף, חללי בוטיק במידה ותרצו יותר פרטיות, גגות לאירועים, וילות קטנות, אולמות אירועים קטנים, לופטים, ומבחר מקומות עתיקים.

אירועים קטנים ובלתי נשכחים

תמיד תשאפו להרכיב את האירוע המוצלח והמנה ביותר. לא תמיד תוכלו לשלב את כל הרעיונות שלכם אבל התמקדות במספר נושאים תוכל לעשות את העבודה ולהבטיח לכם שהאירוע יעבור בהצלחה מרובה. כדי לרגש ולהפתיע אתם צריכים לחדש לגוון לשנות קונספט ומקום. אתם צריכים להעביר את האורחים שלכם בין חוויות שונות כדי שהם לא ישתעממו ויוכלו להיות מופתעים מחדש.
בחרו את 2 המרכיבים החשובים ביותר עבורכם ומשם תבנו את האירוע.

זקוקים לעזרה בהפקה בתכנון או מציאת המקום תמיד תוכל ולהתקשר לשלוח או מייל או לקבוע אתנו פגישה ונשמח לעזור בברכה צוות אול פלייסס.