רשימת הצ'ק ליסט היחידה שתצטרכו בארגון אירוע לצוות העובדים

רשימת הצ'ק ליסט היחידה שתצטרכו בארגון אירוע לצוות העובדים

.1)  קיום האירוע – מדוע אתם בוחרים לקיים אותו? מה הסיבה ? מה המטרה של קיום אירוע זה?

בעת קיום של כל אירוע פני צריך להחליט ולהבין מה המטרה שלו, איזה צורך אתם רוצים לענות עליו בעת קיום אירוע זה. האם מודבר באירוע לקראת חג, אירוע במשרדי החברה לשבור את השגרה או אולי לשיפור מורל ואתם זקוקים לאיזה הפוגה טובה. כל אירוע שתבחרו לקיים עונה על צורך אחר בהתאם לסביבה הרצויה שלנו.

טיפ 1- הגדר את מטרת האירוע וצורת האירוח הרצויה – האם זה אירוח במסגרת פעילות העבודה -שבמסגרת היום אתם מחפשים הפוגה קלה לעובדים ואוכל טוב עם מוזיקת רקע סוגרים את הפינה או שאתם באמת זקוקים למשהו שובר שגרה.

מחפשים מקום לאירוע עסקי? 

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

2. איפה ברחבי הארץ הכי מתאים לכם לקיים את האירוע? ואיזה חלל עונה על הצרכים המבוקשים?

ברחבי הארץ יש מספר רב של מתחמי אירוח המתאימים לאירועים, לרוב כדי לבחור במתחם שעונה על הורך שלהם. האם אתם מחפשים מקום פתוח או סגור, האם אתם מחפשים לקיים הופעה טובה או אולי שאתם בכלל מחפשים מופע סטדנאפ או מסיבה. לכל מקום בהתאם למיקום המבוקש יש מענה רחב או צר שיוכל או לא יוכל להתאים לכם לכן תמיד חשוב לנסות לענות ראשית על צרכי האירוע ואז לבדוק באזור הגיאוגרפי המבוקש איזה מתחמים קיימים שיכולים לענות על הדרישות שלכם.

טיפ 2- בחרו מקום שיתאים לגודל וכמות המוזמנים שלכם, שיענה על סידורי הושבה, ויתן מענה לתוכן שאתם מחפשים לקיים במקום.

3. כמות המשתתפים- כמה אורחים/עובדים מתוכנים להגיע לאירוע הקרוב?

לפני כל אירוע שאתם עומדים לארגן חשוב לוודא כמות המשתתפים\ הדבר יוכל להשפיע ראשית על בחירת המקום, שנית תוכלו לחסוך בתקציב ובכסף שאתם מתחייבים למקום ולהשקיע אותו בתוכן נוסף באירוע או מזכרות/הפתעות לאורחים.

טיפ 3 -קבעו את מספר המשתתפים הצפוי -רשימה שמית של עובדים התחייבו על 10% פחות למקום האירוח ווודא שיש מספיק מקום במידה ויגיעו עוד אורחים וכמובן שיש תקציב נוסף אם אכן אישרו לכם כל המוזמנים שלכם.

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

4. עלויות, תקציב לאירוע ואיך למקסם את האירוע בהתאם לתקציב שיש בידכם

בעת תכנון תקציב לאירוע אנחנו ממליצים לנקוט בגישה תקציבית שמחלקת את העלויות של האירוע לשני חלקים. ראשית תקציב עבור מקום אוכל בר ופינוקים עלות עבור כל משתתף/אורח.
החלק השני של התקציב מדבר על אטרקציות הפעלות תוכן שיוכל לתת את הערך המוסף לאירוע שלכם. בצורה כזאת קל יותר לבנות תכנים ורעיונות שישתלבו עם המקום.

טיפ 4- בין אם יש לכם תקציב גדול או קטן תוכלו לשחק בין שני התקציבים לצמצם את מפרט העלויות מהמקום או מהתוכן ובכך ליצור אירוע שעונה על בקשתכם.

5. אז מה אוכלים? תפריט קולינרי רחב או מצומצם ? הכל מתחיל בתקציב והנבת קונספט

לאחר הגדרת התקציב שברשותכם להוציא על האירוע החברה הקרוב נסו לענות על אופי האירוע ובהתאם התפריט הכנון גם יקבע. במידה ומודבר באירוע חג או מסיבה תפריטי האוכל ישלבו מזנוני הגשה לאורחים, עם מנות קלות, רצוי דוכני מסיבה צבעוניים המשלבים שפע מבחר ומגוון לטבעוניים, צמחוניים ואוהבי הדגים או הבשר.

באירוע חברה מסוגר אחר שהדגש הוא על תוכן מרכזי מופע הרצאה טובה אפשר לשלב ארוחות מלאות בין אם מדובר על אירוע צהרים טובים או ברנץ' בוקר מפנק. הפוקוס באירועים מסוג זה על אוכל שמתכתב עם תוכן ולא הפוך.

טיפ 5- בדקו רגישות של העובדים שלכם, אם יש דברים מסכני חיים הקפידו לעדכן את מקום האירוח וזכרו לבדוק זאת בטרם הגשת האוכל ביום האירוע. בנוסף מגוון האפשרויות ומענה על רחב על סגנות הגשה שונים יאפשר ביוטי טוב יותר לכל אחד מהאורחים שלכם.

6. האם יש חניה קרובה למתחם האירוע? האם יש צורך בהסעות לעובדים? מהן שעות האירוע והקרבה שלנו למשרדי החברה?

בעת בחירת מקום לאירוע חברה שאלו את עצמכם האם האירוע מתוכנן להתקיים מיד אחרי שעות העבודה , האם העובדים יוצאים לאירוע על חשבון העבודה, האם הם מגיעים עצמאית או שאתם מארגנים להם הסעה. לכל אירוע יש מטרות שונות. אירועי יום כגון מסיבות חג בפורים שמתקיימים מחוץ למשרד לרוב משלבות הסעות לעובדים ממשרדי החברה אחד יחד עם זאת תמיד יש לק מהעובדים שאוהבים להגיע עצמאית.

במידה ובחרת מיקום מרוחק לאירוע החברה ומדובר באירוע ערב שיש רצון להתמקד במסיבה טובה עם הרבה אלכוהול כדי להציע שירותי הסעות לעובדים.

הסדרי חניה תמיד חשובים בטח אם מדובר במקומות עירוניים שיש מחסור בחניה, בדקו מראש עם למקום האירוע יש סידור לעובדים שלכם.

טיפ 6- במידה ואתם מתכננים אירוע חברה רחוק או אירוע שיש דגש על רצון לפנק את האורחים במסיבה טובה המשלבת הרבה אלכוהול כדי לשקול הסעות וחשוב לוודא שיש הסדרי חניה ומחירים מופחתים לרכבים במידה ומדובר במקום שאין בו חניה חופשית.

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

7. תוכן אטרקציות, קונספט לאירוע הפעלות ותכנים שיענו על הצרכים שלכם

כל אירוע טוב מתחיל ונגמר בחוויות שאנחנו ויוצקים עבור צוות העובדים שלנו.
תוכן יוכל להיות מגוון מתכנים וויזואליים, מופעי קצב, אטרקציות וערבי קונספט ועד תוכן מגבש מאתגר ומחשבתי. בעת תכנון אירוע אתם צריכים להחליט מה החוויות שאתם להעביר לעובדים שלכם. האם יש צורך בפעילות מגבשת או חוויתי או שבכלל צריך משהו יותר מפנק ורוגע.

טיפ7 – לכל אירוע חברה ולכל מקום יש את התוכן המיוחד שמתאים ליום הנבחר. בין אם זה מופע, הרצאה, או פעילות מגבשת התוכן צריך להתאים ולהשתלב ביום כמו כפפה. לא להשתלט עליו אבל כן שיהיה טוב שישאיר חותם טוב על האירוע שלכם.

8. האם האירוע דורש תכנון והפקה? האם יש מערך של ספקים או מציגים שדרושים ליווי ויעוץ טכני או הפקתי?

כמו בכל תחום וכל תוכנית צריך לבנות לוחות זמנים. צריך לבדוק שכל ספק שהזמנתם יש לנו את התנאים הדרושים במקום כדי להצליח לספק לכם את התוכן המתאים למאורע. בנוסף בעת עבודה עם מבחר שלם וגדול של ספקים כדי לבדוק איפה כל ספק צריך לפרוק ציוד, האם יש הגבלות במקום על ספקים חיצוניים ומהן הכניסות והיציאות מכל מתחם.

לפעמים כדי להיעזר במפיק/מפיק טכני כדי לצמצם טעויות שיכולות להיווצר מהנהלות מול מקום האירוע ולתזמן בצורה מיטבית את לוחות המזנים המבוקשים בהעמדה של האירוע לפני תחילתו.
טיפ 8- לעבור על האותיות הקטנות בעת סגירת המקום ובעת הזמנת ספקים כגון מעצבות, תפאורה או אומנים. חשוב לוודא שיש מספיק פתחים לכנסיות והוצאות של ציוד ספקים וכי אם יש צורך בבאלנסים למופע או הגעה מוקדמת של מעצבת למתחם האירוע המקום מאפשר זאת.

9. לוגיסטיקה, ציוד, כלי הגשה וציוד הושבה? מה קיים מה חסר מה צריך לטובת האירוע ?

מה קיים במקום מבחינת ציוד מה צריך להוסיף? האם במתחם שבחרתם יש מספיק הושבה חופשית שרלוונטית לאופי האירוע שאתם עומדים ליצור. באירועי מסיבות חשוב תמיד ליצור 30-40 אחוז הושבה כדי שהאירוע יהיה קצבי תזוזתי ומעניין. באירועי ברנץ' בוקר תרצו הרבה ספות פינות קפה ואוירה של אינטימיות. כנסי ערב יצרכו ממכם סידורי שולחנות והושבה מסודרת לבקרה טובה.

טיפ 9 הציוד סידור בחלל צמצום אזורים ויצירת אזורי קטנים יכולים להעצים את תחושת הביחד באירוע ולשפר את הצלחתו עם תכנון מדויק של הסקיצה השונה. אם בחרת בקונספט שלמקום האירוע אין מספיק ציוד /ציוד אל מתאים תבדקו על השכרה של ציוד נוסף והאם זה נכנס למסגרת התקציבית שלכם.

10. בקרת כניסה, ספירת אורחים, אמצעי אבטחה ושליטה בכניסות למתחם

כמו בכל תקופה ובמיוחד בתקופה באה אנחנו נמצאים חשוב לוודא שיש בקרת כניסה מיטבית מאבטחים בהתאם לתקן לשקול מאבטח חמוש לפי דרישה. מארחת לבקרת כניסה וסיפרת מוזמנים. תיאום שיחה מקדימה עם קבט, משטרה וכ במידה ולא מדובר במקום מסודר או במתחם הנמצא בתוך קיבוץ או ישוב כדי שיתנו לתת מענה בשעת חירום. בקרת כניסה חשובה מעבר לעלויות שתשלמו בסוף גם להבנה של מי באמת נכנס למתחם.

טיפ 10- הכינו רשימה של אנשי קשר, אבטחה ונותני שירות שיכולים לסייע במצב חירום. הכינו רשימת מוזמנים ותדאגו שיהיה נציג מהחברה בשלב הגעת האורחים למתחם.

11. מסקנות פידבקים, בקשות לעתיד – סקרי שביעות רצון מהעובדים

בסיום כל אירוע חשוב לקבל מסקנות ביקורת ובעיקר להבין מה העובדים אהבו יותר ומה פחות מהיום שארגתם להם. בצורה זו תהיה לכם בקרה על שביעות הקצון מהאוכל, הבר, המקום, האטרקציות האווירה ותוכלו לשכפל או לשמר את התכנים החשובים לאירועים העתידיים כמו גם לתקן ולתת מענה אמיתי אם יש דברים שדרושים יותר התייחסות לפעמים הבאות.

12. אישורי הגעה, ווצאפ, מייל, מערכות נוספות

לפני כל אירוע כדי לשלוח טיזרים לאורחים להכניס אותם לאווירה ולחוויה הקרובה, לעורר את יצר הסקרנות שלהם. חשוב לשמור על קצת מסתוריות אבל יחד עם זאת לשפוך אור על מה מתוכנן ולמה שווה להם להירשם ולהבטיח את מקומם לאירוע הקרוב.

באמצעות תיאום יסודי של כל הנוגע לאירוע, תוכל ליצור חוויה נעימה ומוצלחת עבור צוות העובדים