מדריך לבחירת מקום לאירוע - 2024

מדריך לבחירת מקום לאירוע, יתרונות וחסרונות של המקומות הפופולריים בתחום

רגע שלפני שנקפוץ לסקירה של כל המקומות המיוחדים, הטרנדיים והאטרקטיביים ביותר לשנה הקרובה החלטנו לעבור אתם קצת כל ההיתרונות והחסרנות של כל מתחם שבו תוכלו לבחור.
חשוב להדגיש את המרכיבים העיקריים שיכולים להשפיע על ההחלטה בבחירת כל מקום לאירוע ולמה כדי לשים לב – בהקדמה זו תגלו את כל המידע על המקומות החמים לשנת 2024 כיצד לשלב תקציב בבחירת המקום שלכם ולהפקיד על תוכן שיתאים למתחם

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

כמה נקודות שכדי לשאול בעת סיור במקום הנבחר לאירוע שלכם

גודל מקום –שיתאים לכמות האורחים שלא ירגיש גדול מידי. גיוון ואפשרויות לקבל מעטפת ספקים קולינרית במקום או להיות מסוגלים לבחור לבד.
מערכות הגברה, הגבלת שעה, מה מותר ומה אסור במקום.
סוג ריהוט במקום- האם עונה על הצרכים והקונספט שלכם.

2) אירוע בוילה – או בשטח פתוח. וילות לאירועים ושטחים כפריים הפכו למקום מבוקש בקיום אירועים במיוחד כמקומות לאירועים קטנים ברחבי הארץ בשנים החלופות. טרנד שסביר שימשיך גם בשנה הקרובה כאשר שווה לשים לב ליתרונות והחסרונות של כל מקום, ומה הוא מציע.

יתרונות: קיום אירוע בשטח פתוח עם רישיון עסק לעומת וילה פרטית 

פרטיות מובטחת– כל אירוע שאתם מקיימים במתחם משלכם יהיה יועד לאורחים שלכם. יש משהו באינטימיות בקרבה ובחוויה של לארח את המשפחה או החברים הקרובים במתחם קטן אינטימי ומפנק שבו תוכלו לקיים אירועים בהתאם לרצונות שלכם עם מעטפת ספקים שאתם תוכלו לבחור את רובם.

 אפשרות להתאים את המרחב לטעמים וסגנונות שונים

אחת הבקשות העיקריות של  לקוחות בבחירת מקום לאירוע זה היכולות ליצור את החוויות האישיות שמתאימות להם. שאתם בוחרים וילה או שט מסודר האירוע צריך לדבר בשפה באופי וכיוון שמתאים לכם.
לרוב בחירה בוילה או בשטחים בטבע מאפשרים לגם גמישות עיצובית, מתחמם המשלבים אזורי חניה זה נקודה שחשוב לבדוק ובעיקר חופש שמאפשר לכם להביא את האנשים שאת רוצים עם הספקים הטובים ביותר עבורכם.

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

חסרונות:

עלות יקרה יותר ממקומות אחרים– ללא ספק  אירוע שטח בוילה יער או מתחם פתוח דורש מעטפת ספקים רחבה לרוב העלויות יהיו גבוהות יותר מאולמות וגנים ויצרכו עבודת תכנון מקיפה יותר. בכנות סוג אירוע שכזה לא מתאים לכל לקוח אבל למזלכם יש גם מתחמים שמשלבים כבר את כל המעטפת של הספקים מה שהופך את התהליך למהיר זול ואטרקטיבי יותר- כך שאם התקציב יוכל להיות אתגר או בעיה הקפידו לבחור במתחם המשלב ספקי בית ובכך להפוך את החיסרון ליתרון עבורכם.

ספקים– בחירת ספקים מרובה כגון קייטרינג, בר, עיצוב, ניהול האירוע, השכרת ציוד, גנרטורים וכו יכולה להיות משימה מורכבת גם אם אתם ממש טובים -מעבר לעלויות גבוהות יוכל להיווצר קשים טכניים ביום האירוע ממגוון רחב של סיבות. כדי להפוך חיסרון זה ליתרון עליכם לבחור במתחמים וצוות ספקים שועבד יחד ויודע לתת מענה הפסקות חשמל, משיכות כבלים ופתרון משברים שונים. 

 גודל הוילה או השטח- האם מדובר בשטח גדול או קטן? חניה ? האם יש מספיק חניה קרובה לשטח האירוע, האם יש בעיות מוזיקה ומהן הגבלות השעה במקום שבחרתם? האם יש הגבלות על השמעת מוזיקה לאחר כניסת השבת או בין השעות 14:00 ל16:00 ובנוסף האם יש הגבלות לאחר השעה 23:00 ?  כיצד כמות האורחים שהזמנתם תראה במקום? האם מדובר באירוע גדול או קטן והאם יש מספיק שטח לקבלת פנים, טקסים, אזורי הושבה וריקודים ובנוסף שטחי תפעול ללוגיסטיקה, מטבח וכו? חלק מהשאלות והבדיקות שאתם צריכים לשאול את עצמכם לפני שאתם סוגרים את המתחם. לאחר תכנון הקונספט שאתם רוצים תוכלו בעצם לדייק את הרעיונות בשטח וראות מה תוכלו לקבל בכל מקום כדי להדגיש את ההיתרונות מהמקום. 

הוילות והשטחים הפתוחים המומלצים:

א. היער בשרון >> 
ב. וילה החווה בכפר >>
ג. וילה טוסקנה >> 

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

2) חלל לאירועים בתל אביב

   – יתרונות: זמינות במרכז העיר עם גישה נוחה תוכלו להגיע למתחם בשעות אחרי הצהרים והודות למיקום בדרום העיר תוכלו למצוא גם חניה חופשית ברחוב או ליהנות מסודרי חניה קרובים.
חוויה אורבנית תל אביבית המאפשרת לכם לקיים אירוע בעיר הגדולה במתחם המשלב סגנון רטרו, אורבני חשוף בועט וחצוף בין אולם אינטימי וגינה מקורה מה שהופך את האירוע לנזכר בעל יכולת להשאיר חותם על כל סוגי הלקוחות פרטיים ועסקיים.
יתרון גדול במקרה שרוב האורחים מגיעים מהעיר- הרבה חברות הייטק הממוקמות בעיר אוהבות להישאר בגבולות העיר ובכך העובדים יכולים לעלות על מונית או קורקינט ולהגיע עד פתח המקום במספר דקות בטח אם מדובר באירוע בוקר או אחרי הצהרים המוקדמים. 

 אפשרויות שונות לעיצוב וקייטרינג- בחלל לא מגבילים את אפשרויות העיצוב שלכם, נכון להגיד שהמקום כבר יש את האופי שלו ויתכן שתאהבו ותתחברו עליו או שלא. כן ניתן להלביש ברוח התקופה והאווירה נגיעות של מעצבות כגון פרחים, בדים, מיתוגים שייקחו את האירוע ויעניקו לו את המראה האישי והבידול שאתם זקוקים לאירוע שלכם. 

 חסרונות:
יש בתל אביב הרבה אפשרויות של חללים ומתחמים בבוטיק 1 הרעיון ליצור חוויה רגועה אלגנטית אינטימית שתשלב באירוע שקיעה או צהרים מיוחדים, המקום לא מאשר הופעות של אומנים ומערכות הגברה חיצונית.

שעות אירוע לא מתאימות לכל לקוח רוב האירוע במתחם מתקיימים עד השעה 23:00 בערב כך שחשוב לזכור זאת ולוודא שהמקום מתאים לצרכים של האירוע שלכם. לרוב בר מצוות אירועים משפחתיים ואירועים עסקיים הגבלה זו לא באמת מפריעה.
אפשרות לגבי חניה יכולה להיות מוגבלת בשעות היום אזור דרום העיר מלא ברכבים וקשה יותר למצוא פתרונות חניה. יחד עם זאת תכנון מדויק לפני יוכל להתגבר על בעיה זו רק כדי לשריין מראש מקומות בחניונים קרובים. עלות – בגדול עלויות הם דבר דינמי חיסרון והיתרון שתוכלו לקבל את המתחם בהכרה ולבחור בהתאם לתקציב שלכם בנותני הבר והקייטרינג בתקציב הרצוי. יש פתרונות יותר זולים ויותר יקרים צריך להבין מה מתאים לאופי האירוע המתוכנן ואכן לראות שיש מענה הולם. 

חלל מומלץ לאירועים קטנים בתל אביב ובמרכז  – בוטיק 1 >>

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

3) גג לאירוע –או גינה אורבנית  מה סוד הקסם למי מתאים ומה בעצם תוכלו לעשות בגג או בגינה.

יתרונות לקיום אירוע בגג:

גג לרוב מאפשר חוויה אורבנית, להיות מוקפים בבנייני מגורים או מגדלי משרדים. נוף מקומה גבוהה או נוף פתוח אורבני. האווירה של משהו לא שגרתי משוחרר מאוד. גינה אורבנית לרוב תמצאו כפתרון בועט לאירועים קצרים כיפיים שצריכים אווירה היפסטרית או אורבנית למספר שעות.
הרבה אירועים שמתקיימים בגג הם יותר מפגשים קלים מהירים שרק מחפשים מקום מפגש שהאווירה בו תקבע את הטון. מתחם טוב לאירוע לצפייה בשקיעה, סדנה טובה או ארוחה טובה, או סתם מפגש משפחתי לציון מאורע. 

 חסרונות:

תלות במזג האוויר – לא ניתן לקיים אירועים בחורף במידה והגג לא מקורה.
אתגרים בהכנסת ציוד לגג במידה ולא קיימים.
 ייתכן והגג מצויד בציוד בסיסי של הגברה ותארוה ולא תמיד ניתן לשדרג או להוסיף דברים בגלל מגבלות חשמל ולוגסטיקה במקום. בנוסף דרכי הגישה לגג לא תמיד מונגשים לנכים יש לבדוק זאת במידה ואתם יודעים על אורחים המתקשים בהליכה.
הגבלות שעה, מוזיקה לרוב גגות פתוחים יש הגבלה על עוצמת המוזיקה ועל שעת הסיום של האירוע, יחד עם ההגבלות האלו ניתן לבחור ולקיים אירועים שיודעים להתקיים במסגרת זו.

מקומות מומלצים

גג לאירועים בתל אביב  –מתחם למפגשים קטנים ורגועים.
אם תצטרכו גג המשלב בריכה ויוכל לתת מענה קולינרי יחד עם מוזיקה ואטרקציות יש לנו עוד דברים שנוכל להציע עבורכם.

4) מלון לאירועים

   יתרונות: בבחירת מלון יכולות להתחיל בצורת חשיבה והסתכלות אחרת על האירוע שלכם. ניתן לקיים אירוע קטן ואינטימי של 50-100 אורחים במתחם המשלב לינה בחדרים ולהלין 25-100 אורחים או יותר או פחות בהתאם לגודל המלון. ישנם מלונות רבים שיאפשרו לכם לסגור לחלוטין את המלון הלובי ומתקני המלון לאורחים שלכם במידה ותתכננו זאת מספיק זמן מראש.

ניהול ארוחת האירוע על ידי צוות מקצועי- משלב ההגעה למלון וכיבוד וקבלה לחדרים תוכלו ליצור חוויה משפחתית, חוויה משוחררת המדגישה את החופש והרצון לפנק את האורחים שלכם. כיבוד קל יוכל לחכות בהגעת האורחים עד החלוקה לחדרים לאחר מכן ארוחת ערב, טקסים שתרצו לקיים, אפטר פארטי בבר המלון ולקינוח לינה ואורחת בוקר שיכולה להתחבר עם טיול ביום שאחרי. אפשרות לאירוח ולינה במקום אחד- בניגוד לבתים פרטיים או אירועי לינה במדבר או בטבע כמות החדרים שתוכלו לקבל עם תשתיות מעולות גדולה יותר. בכך תוכלו להעניק לאורחים את הפינוק של התארגנות ולינה במקום האירוע מבלי צורך במוניות, הסעות וכאבי ראש מיותרים. כל הצרכים של האורחים שלכם יתקיימו באותו מתחם ולכן חשוב לבחור במקום מסודר מאורגן נקי בעל כל האבזור הדרוש.

לרוב אין צורך בהרבה לוגיסטיקה- רוב הספקים קיימים במלון או שניתן לשדרג את העיצוב או אזורים נבחרים במלון שתרצו לקיים את האירוע. 

   – חסרונות:

חשוב לוודא שהמלון אכן סגור לכם ובמידה ולא שיש לכם פרטיות בעת קיום האירוע. בנוסף ארוחת ערב ובוקר במידה ומתקיימות במתחם משותף עם אורחים נוספים בקשו ליצור אזור נפרד עבורכם או שלפחות הושבת האורחים שלכם תהיה קרובה ומרוכזת באזור אחד.

מלונות לרוב מאוד מקובעים בתפיסה וביכולת שלכם לשנות ציוד ריהוט ותפריטים לכם בעת בחירת מלון לאירוע שלכם חשוב להקפיד על מקום גמיש או מקום שמראש עונה על כל הציפיות שלכם ובכך ליצור חוויה מדויקת.
עלויות במלונות לרוב יקרים ולכן כדי לוודא מראש תקציב מחיר שכירות החדרים משתנה בין מלונות כמו גם המחיר לאירוע עצמו וסגירת אזורים. לרוב משתלם לקיים אירוע שכזה כאשר יש אורחים מחו"ל או כנס שדרוש מספר חדרים ואז העלות נהיית קצת יותר קלה שהכל מרוכז באותו מתחם.

מלון מומלץ –יש לנו מספר הכל תלוי באזורים הנבחרים בצפון, במרכז, בדרום.

5)מרכז קונגרסים או אולם למה לבחור שאפשר לשלב בין השניים. 

יתרונות:

יכולת קבלת אורחים במתחם מסודר עם אזורי הושבה ודלפקי רישום מסודרים.
שטחי גן אורבני מסביב למרכז או לאולם שבהם תוכלו לשלב עוד אטרקציות הפעלות וכיבוד בהתאם למזג האוויר ועונת השנה. מומלץ בתערכות, כנסים ופעילויות שדורשות עוד שטחים חיצוניים. 

 תשתית טכנית מתקדמת ואופציות להפקת אירועים מורכבים- הופכים למשחק ילדים כאשר המקום מצויד במערכות הגברה והקרנה מתאימות. אולם טוב המשלב מרכז כנסים יודע לתת פתרון לכל החלקים השונים באירוע שלכם בין אם מדובר על כנס שדורש הושבת אורחים מול מסך מקרן, הושבת אורחים להרצאה או מופע בשורות או אורחה סביב שולחנות עם סדנאות תוכן.
החלק הטוב במרכזים ואולמות שיש צוות ניהול במקום שיודע לתזמן את לוחות המזנים השונים ובכך לחסוך לכם כסף ולאפשר לכם להתמקד בתכנים המקצועיים או האטרקציות והמופעים שתצרו להביא-מה שמביא לחיסכון כספי ושדרוג האירוע.

חסרונות:
חשוב לדייק את האווירה במתחם ולהתאים אותה לאופי האירוע, כנס או הרצאה. ניצול נכון של החלל בהתאם לכמות המשתתפים במידה ומדובר באירוע חורפי הכניסו את ריהוט קבלת הפנים לחלל המרכזי כנ"ל את הארוחה והבר ובכך תוכלו להעניק יותר אינטימיות לאירוע שלכם.
בחירת ספקים בהתאם להעדפה שלכם – בין אם תרצו הרצאות, אומנים להקות או מרצים יש גמישות גדולה בבחירה ובשילוב שלהם במתחם, חיסרון שקיים בכמעט כל מתחם שרוב האומנים ידרשו להביא את ספקי ההגברה שלהם וחשוב לוודא שניתן לקיים זאת במתחם הנבחר.

שעות אירוע – הקפידו לוודא מספר השעות שאתם מקבלים לרוב אירועים כאלו יכולים להיות בין 4-6 שעות. במידה ותרצו שעות נוספות כדי להבין עלות יחד עם התמחור הנוסף שתצטרכו עבר כיבוד נוסף.

גמישות בבחירת ספקים יכולה להוביל לעלויות גבוהות אבל יכולה גם לאפשר לכם ליצוק את החוויות והרגעים הכי נכונים לכם. ככל אצבע כדי להפוך חיסרון זה ליתרון נסו תמיד לכוון לאירועים של 100-200 אורחים ובכך תוכלו לשחוק חלק מעלויות המחיר של ספקי הקייטרינג שיתנו עלות טובה יותר וגם לצמצם את עלות השכרת החלל בחישוב עבור כל אורח ובכך להגיע למחיר אטרקטיבי יותר.
מקום מומלץ לקיום אירועים עסקיים, כנסים, הרצאות ומופעים – הבית בכפר בשרון חוויה כפרית עם נגיעות אורבניות במיקום מרכזי בשרון מה שמאפשר נגישות לאורחים מכל הארץ.
קישור למקום – https://katzr.net/491700 

מסקנות ודגשים בבחירת המקום לאירוע שלכם

בבחירת מקום, חשוב לשאול את עצמך ואת האורחים על האווירה והחוויה שאתה רוצה ליצור, ולבחור את המקום המתאים ביותר לצרכים שלך. בסוף הרבה תלוי בצוות ובאנשים שאתם אתם יוצרים אתם קשר, ברמת הביטחון שאתם מקבלים מהמקום הנבחר ובגמישות מבחינת כל צרכי האירוע שאתם מחפשים. 

הקפידו על בניית תקציב, הקפידו על בדיקת נותני  השירות במקום הנבחר במדיה ולא ניתן להחליף אותם לפחות תבדוק בזמן אירוע את רמת השירות וכיצד המתחם פועל בזמן האירוע. אם יש הגבלות כלשהם שקיימות במקום תנסו לחוות ולראות האם באמת בזמן אירוע אתם רואים שבעיות אלו מפריעות לכם כמות עוצמת מוזיקה או הגבלה על שימוש בספקים קבועים.