ואיך מפיקים כנס באולם בהצלחה?

כל כנס טוב מתחיל בתכנון מדויק, הכרת קהל היעד והגדרת המטרות המבוקשות.


מה עושים שצריך לארגן כנס כזה במהירות?

הגדירו את כמות אורחים, תאריך ומיקום. לאחר מכן פנו לחברת הפקה, מפיק או חלל. תוך כדי התהליך אספו פרטים כמו  התכנים, הרצאות, הסעדה, ואטרקציות שונות. הרעיונות והנושאים שילוו את הכנס הם יהיו המפתח להצלחה, כל המידע צריך לעובר לאורחים בצורה קלה נעימה ומעניינת.

כאן בדיוק נמדדת ההצלחה של צוות ההפקה לקחת את התכנים, לחלק אותם נכון במהלך היום, ולדאוג שהכנס יזרום בצורה הטובה ביותר.

אז אם מי אתם תעדיפו לעבוד? מפיק? חברת הפקה? או בכלל ישירות מול מקום? 

לכל אחד מנותני השירות השונים יש את היתרונות שלו. מי יוכל לתת לכם את הפתרון המהיר ביותר שאתם צריכים?


מקום – חללי אירוח טובים בכל מה שקשור בסגירת תאריך, תכנון הארוחות, שליטה בחלל שלהם בצורה טובה ובעצם לספק עבורכם את הבסיס לכנס. המשמעות בעבודה ישירות מול מקום היא שאתם צריכים לבקש מהמקום שיעשה הכל ואתם הופכים את עצמכם מבחירה או לא, לגוף שמפקח על העבודה של המקום. כמובן שדברים נלווים כמו עיצוב, מיתוג, ותכנים לא יוכלו לקרות בעצמם, והצעות כאלו יגיעו  בד״כ רק מהכיוון שלכם.

מפיק – היכולת להיות בקשר עם מספר מקומות במקביל, האפשרויות להעניק לכם פגישות קרובות ולהיות מסוגל להציע רעיונות ופתרונות הם המפתח. מפיקי כנסים טובים יודעים להמליץ על המקומות הנכונים לבנות סקיצה שתתאים לאופי האירוע, להיות מעורבים משלב בניית התכנים ועד הפיקוח ביום האירוע על מהלך האירוע.

לרוב במידה ומודבר בכנסים קטנים, המפיקים הקטנים יכולים לספק את הפתרון המושלם לכנס מהיר וממוקד שיקלע למטרות המבוקשות שלכם.

חברת הפקה – במידה ומדובר בכנס מורכב שכולל מספר רב של פרטים ותחומים, שמפיק בודד לא יוכל לעבור על כולם. כנס שכולל מספר רב של משתתפים, הדפסות חומרים רבה, חלוקת מידע, תכנון אולם שדורש מספר ימים, הרצאות מחו"ל יחד עם פתרונות לינה ועוד. במקרה שמדובר בכנס מורכב, עדיף שתהיה כתובת אחת שתדע לקחת אחריות על כל אחד מהחלקים בארגון בכל רגע נתון.

מסקנות ופתרונות והמלצות בבחירת הדרך הטובה ביותר לארגן את הכנס שלכם:

במידה ומדובר על אירוע קטן בתקציב לא גבוה וכאשר יש לכם מושג כללי וזמן פנוי, פניה ישירות למקום יכולה להיות מענה קל, מהיר והזול ביותר.

מפיק כנסים יודע לחבר בין כל הנקודות, להציע פתרונות ולהיות שם בכל שלב כדי לגרום לכנס שלכם להצליח. 

הפקת כנס מורכב מצריכה יותר זמן, מחשבה וידע. עבודה מול מספר מפיקים במקביל שמתורגלים בחלוקת משימות, וידועים לקשור בין כל הנושאים ותחומי האחריות השונים שחברת הפקה מספקת.

 

אול-פלייסס תוכן איכותי מעולם האירועים, כל המידע על עולם האירועים במקום אחד. בבלוג תוכלו למצוא מידע על אירועים בנושאי: חתונות, ימי הולדת, בר מצוות ואירועים לחברות. אול-פלייסס מאחלת לכם המון מזל טוב, ומקווה שתמצאו את כל התשובות לשאלות שלכם.