לפניכם המדריך המלא מ-א ועד ת שכולל את כל השלבים בארגון ותכנון בר מצווה לילדכם. במדריך נדבר אתכם על ההכנות, על עלייה לתורה, על אירוע לילדים, על בר מצווה למשפחה וכמובן נסיים בהמלצות לטיול בחו"ל. בנוסף תקבלו המלצות על אטרקציות, קונספטים ורעיונות. תיקחו עט ודף ובואו נתחיל.

לכל בר מצווה יש מספר שלבים – הסבר בקצרה על כל שלב

  • החלטה על קיום בר מצווה -בחירת תאריך לעליה לתורה. לאחר בחירת תאריך, צריך למצוא בית כנסת שמתאים לכמות האורחים שלכם. בנוסף חשוב להחליט האם לשלב כיבוד קל לפני או אחרי העלייה לתורה וכמובן להחליט את מי מזמינים.
  • החלטה על קיום אירוע לחברים מהכיתה – בגלל כמות בר המצוות בכיתות רצוי כמה שיותר מוקדם לעדכן על תאריך כדי שהאירוע שלכם לא יתנגש בבר מצווה אחרת. מעבר לתאריך צריך למצוא מקום מתאים- אנחנו נציע מספר רעיונות ממועדונים, וילות, בריכות, וחללי בוטיק. בנוסף נמליץ גם על תוכן שכדי ונכון לשלב.
  • החלטה עם לסגור אולם או גן למשפחה ולחברים שלכם – במידה ויש לכם משפחה גדולה ואתם מתכנים ליצור אירוע גדול שווה לבחור ולהפריד את אירוע הילדים מהמבוגרים. אופי האירוע יהיה מותאם למשפחה ולמוזמנים שלכם ובכך תוכלו ליצור חוויה יותר נכונה למוזמנים שלכם. שילוב אטרקציות ותכנים אפשרי רק קונספט האירוע צריך להתאים. חשוב להדגיש שבמידה והחלל מספיק גדול ויש אפשרות לחלוקה ניתן להזמין גם ילידם מהכיתה 50-100 אבל שוב הכל תלוי במקום הנבחר והאם הוא יוכל לתת פתרון טוב לאורחים שלכם ולילדים.
  • החלטה על טיול לחו"ל – הדובדבן שבקצפת. החלטה על טיול לחו"ל עם מי ולכמה זמן. בחירת יעד היא חוויה מאתגרת בין אם מדובר על ארה"ב או אירופה ההחלטות צריכות להתאים למספר הימים, סוג הטיול שאתם מתכנים והכי חשוב ההרכב המשפחתי שייקח חלק, האם רק חוגג בר המצווה הוא שזה הולך להיות טיול בר מצווה משפחתי. בכל מקרה המטרה צריכה להיות על חוויות המותאמות לילידם אלא אם ילדכם ממש חובב חוויות ואתגרים שונים ואז האפשרויות שלכם גדלות.

איך השלבים השונים לקיום בר מצווה בארץ מתחברים ביחד ?

כמו שאמרנו התהליך ההתארגנות שלכם לבר מצווה צריך לגעת ב4-5 חלקים מרכזיים. החיבור קורה על בסיס ציר זמן של התקדמות שבו אירוע מתקיים לאחר אירוע ובין האירועים יהיו התעסקויות שונות שאתם צריכים לדאוג להם. המפתח הטוב ביותר שאנחנו מכירים הוא שרטוט על גבי דפי A4 ציר זמן שבו תרשמו את התאריכים של האירועים השונים והמשימות השונות.

תכנון נכון ומסודר לאורך כל שלב יוכל לחסוך הרבה זמן בהמשך למה אנחנו מתכוונים ?

קניית בגדים בתחילת שלבי הארגון לאחר שהחלטתם על איזה אירועים אתם מקיימים ובאיזה שעות וימים קל יותר להתאים את הביגוד המתאים. בנוסף צלמים לעלייה לתורה לאירוע הילדים והמשפחה תוכלו לסגור מבעוד מעוד אם אותו צלם. בחירת הספקים שלכם מאירוע העלייה לתורה ועד אירועי הילדים או המשפחה צריכה להיות מתוכננת נכון. אתם לא רוצים לחזור על אותם אטרקציות. דוחות תקציב קונספט לכל אירוע ומבט מלמעלה על כל אירוע בנפרד וכיצד הוא שונה או זהה לאירוע אחריו הוא תהליך נכון. בחלק מהמקרים אם מדובר על 2-3 אירועים אכן שווה להתייעץ עם צוות הפקה או לפחות לקחת מפיק ליום האירוע שידאג לכל הפרטים הקטנים.

למה חשוב לדאוג להכל מראש ולתכנן נכון את ההתנהלות שלכם?  

אירועי בר מצווה די שונים מאירועים אחרים, יש עומס של משימות ומטלות שמגיעות בבת אחת וכדי  להיות מוכנים אנחנו דוגלים בתכנון קפדני לכל שלב ועבור כל חלק ובכך לחסוך כל הרבה זמן ולחץ מה שיוכל להוביל פשוט להנאה מהתהליך.

אז מהם המרכיבים שצריך לדבר עליהם שעושים בר מצווה בישראל?

  • רשימות מוזמנים – תתכנו את רשימות המוזמנים לכל אירוע, הקפידו על מערכת מסודרת לשליחת הודעות כדי לא לשכוח אף אחד. רצוי להכין את הכל באקסל ולהעביר לחברה שמתמחה בשליחת הודעות בכך תוכלו גם לדאוג לאישורי הגעה וגם לסידורי הושבה במידה ויש באירועים השונים.
  • ספר – כן חשוב להכין את הספק הקבוע שלכם ושל ילדכם מראש בתאריכים ובשעות שאתם צריכים כדי לשריין מקום ולדאוג להגיע נכונים לאירועים.
  • צלמים – ישנם מספר רב של צלמים שחשוב לסגור כל אחד לאירוע אחר או שילוב בין מספר צלמים יחד. צלמי מגנטים מומלצים לאירועי ילדים, צלמי סטילס לאירועי עלייה לתורה וצלם וידאו וסטילס וכנראה שגם מגנטים מומלצים לאירועי משפחה וחברים.
  • אטרקציות – בין קשת האירועים השונים שאתם מארגנים חשוב שיהיה עניין. בין האטרקציות השונות תוכלו להתאים משחקי שולחן ומולטימדיה לעלייה לתורה או לאירוע באולם המצריך רעיונות ומשחקי יריד שמתאימים לנושא ספציפי. באירועי ילידי שהדגש על יצירת עניין כנראה שבניית מתחמים כגון מתקני נינגה ישראל או מסלולי וויאפאוט במים יכולים לשדרג לכם את הפעילות האתגרית באירוע.
  • ריווח תאריכים נכון בין האירועים – חשוב לתת לעצמכם זמן לנשום בין אירוע לאירוע. לרוב זה מצדיק את עצמו ובכך תוכלו לחוות בצורה טובה יותר כל אירוע. תנסו לקחת 7-10 ימים שבמסגרת הזמן הזה תוכלו לעבור את כל התהליך מטיול לירושלים, עלייה לתורה, בר מצווה ילדים, משפחה וחברים.
  • ספקים נוספים – DJ טוב הוא חלק משמעותי מהאירוע של הילדים חשוב לבחור בתקליטן שמחובר לילידם ויודע לגרום להם לזוז בקצב הנכון לאורך כל האירוע.
  • ביגוד – כל אירוע צריך את הלבוש והסגנון הייחודי המתאים לו. במידה ואתם יוצרים אירועים בשעות הצהרים או הערב תנסו לבחור בקו קליל שעם מספר שינויים נראה שיצרתם מראה חדש לגמרי אבל בפועל רק החולצה או הנעליים התחלפו.
  • ברכות והזמנות – על תוותרו על החלק של הברכות והמשמעות שלו. הברכה של בנכם לקהל האורחים השונים שבא לחגוג איתו ועד הברכות שלכם ושל בני המשפחה. ניתן לתכן ברכות במצגות וסרטני וידאו במידה ואתם מרגישים יותר בנוח אם זה למרות שיש משהו מאוד אישי ומרגש שכל האורחים מתקהלים מסביב ואתם מדברים מהלב ( או מהדפים שזה גם בסדר).
  • קונספטים ורעיונות – בחרו קונספט לאירוע. לא משנה אם מדובר בקונספט אתגרי, אלגנטי, מסיבתי או דיגיטלי חשוב להכניס עניין באירועי בר מצווה. התייעצו עם ילדכם והבינו מה האו אוהב וכיצד הוא רואה את אירוע בר המצווה שלו? האם מדובר בבריכה? או ביום שכולל פעילות של הישרדות או מרוץ למיליון ? או שהוא בכלל אוהב חדרי בריחה ? תנו לו לבחור את המוטיב לאירוע ובכך יהיה קל יותר לבנות את תכנים ורעיונות.

מסקנות והמלצות שכדי לקחת אתכם

השלבים באירועי בר מצווה מצריכים מכם לפעול מהר בצורה מחושבת עם הרבה מחשבה ותכנון. הקפידו לפרק כל אירוע למשימות שיש תסיים הגדירו תאריך יעד לביצוע של כל משימה והשאירו מספיק זמן פנוי לצורך מציאת פתרונות או תקלות לא צפויות. בעת סגירת ספקים תנסו לסגור אותם למסר אירועים כדי להוזיל עלויות. הכי חשוב אתם צריכים לפעול בצורה חכמה ולא להיכנס ללחץ תנסו ליהנות מהתהליך הזה גם אם הוא אומר לעבוד בצורה מסודרת ולנסות לסיים את המשימות בהתאם ללוח הזמנים שנקבע.