אולם כנסים ומרכזי קונגרס

ההבדל טמון במודולריות ובתשתית. מרכז קונגרסים מציע חלל מליאה מרכזי ולצידו עשרות "חדרי פיצול" (Breakout rooms) לסדנאות והרצאות משנה. בנוסף, האקוסטיקה, תשתיות האינטרנט (פס רחב לטובת אלפי משתמשים במקביל), תאי התרגום הסימולטני ונקודות התלייה לתאורה – מתוכננים מראש לאירועים עסקיים מורכבים.

הקיבולת היא עצומה. מרכזי קונגרסים בישראל יכולים להכיל החל מ-500 משתתפים באולמות הקטנים שלהם, ועד ל-10,000 איש ומעלה בביתנים הגדולים ביותר, כאשר מדובר בתערוכות מתגלגלות. תצורת הישיבה (תיאטרון, כיתה או שולחנות עגולים) תשפיע דרמטית על כמות המשתתפים שניתן להכניס לחלל.

תמחור כנסים שונה מתמחור חתונות. לרוב מדובר בתמחור לפי DDR (Daily Delegate Rate) – מחיר לאדם ליום מלא. המחיר ינוע לרוב בין 200 ל-380 ש"ח למשתתף וכולל: ארוחת בוקר קלה, הפסקות קפה מתחדשות, ארוחת צהריים עסקית, שימוש באולם המליאה הראשי וציוד טכני בסיסי. השכרת חדרי פיצול נוספים או שטחי תערוכה מתומחרת פעמים רבות בנפרד (שכירות חלל).

זוהי שאלת חובה. מרכזי קונגרסים מודרניים מצוידים בתשתיות סיבים אופטיים ורשתות Wi-Fi תעשייתיות שנועדו להחזיק אלפי מכשירים מחוברים בו-זמנית. עם זאת, עבור כנסי סייבר או אירועים בהם נדרשת רשת מאובטחת פרטית ופס רחב ייעודי להדגמות חיות (Live Demos), אנו דואגים לתאם מול המקום פריסת רשת ייעודית מראש.

מרכזי קונגרסים גדולים עובדים עם יומנים עמוסים מאוד, במיוחד בעונות הכנסים (מאי-יוני, ואוקטובר-דצמבר). לכנס של למעלה מ-1,000 איש, אנו ממליצים בחום לשריין את התאריך בין 12 ל-18 חודשים מראש. לאירועים קטנים יותר של עד 500 איש, ניתן למצוא זמינות גם חצי שנה מראש.

מרכזי הקונגרסים ואולמות הכנסים בישראל הם מהמבנים הנגישים ביותר בארץ, בהתאם לתקן המחמיר ביותר. הם כוללים כניסות שטוחות לחלוטין, מעליות משא רחבות, שירותי נכים בכל קומה, חניות נכים בשפע, ולרוב גם פתרונות לכבדי שמיעה (לולאות השראה) באולמות ההרצאות.

חניה ונגישות תחבורתית הם פרמטרים מכריעים בהצלחת כנס. מרכזי הקונגרסים המובילים ממוקמים בסמוך לתחנות רכבת (כמו באקספו תל אביב או בחיפה) וכוללים חניוני ענק היכולים להכיל אלפי רכבים. אנו מסייעים לארגונים לייצר הסדרי חניה מרוכזים למשתתפים מראש, כדי למנוע עומסים בעמדות התשלום ביציאה

קולינריה בכנסים עברה מהפכה. כבר לא מדובר רק בבורקסים וקפה פילטר. הקייטרינג במרכזי קונגרסים מציע עמדות "Grab & Go" אסתטיות, דוכני אוכל רחוב, ארוחות צהריים בסגנון מזנון (Buffet) עשיר המותאם להאכלה מהירה של אלפי אנשים בו-זמנית, ומענה נרחב לטבעונים ולרגישויות למזון.

כן. מכיוון שכנסים בישראל מארחים קהל מגוון מאוד ממגזרים שונים, כל אולמות הכנסים ומרכזי הקונגרסים המוסדרים מחזיקים בתעודות כשרות של הרבנות. לחברות המבקשות כשרות מהדרין לחלק מהמשתתפים, המקום יודע לספק מנות ארוזות וחתומות מספק חיצוני מאושר.

מרכזי קונגרסים לרוב גמישים יותר מאולמות אירועים פרטיים. בעוד שיש להם ציוד בסיסי חדיש (ולעיתים חברת "ספק בית" לתאורה והגברה), הם ערוכים לעבודה מול חברות הפקה ענקיות מבחוץ, ומאפשרים כניסה של צוותי בינוי, מסכים וסאונד חיצוניים לטובת הקמת במות וביתני תצוגה מורכבים (Rigging).

חלק ממרכזי הקונגרסים (במיוחד בירושלים ובקריית שדה התעופה) ממוקמים במרחק הליכה או נסיעה קצרה מבתי מלון עסקיים. אנו ב-Allplaces דואגים לתפור עבורכם את החבילה השלמה, הכוללת את שריון מרכז הכנסים לצד חסימת חדרים (Room Block) במלונות הסמוכים עבור אורחים המגיעים מחו"ל או מאזורים מרוחקים.

מרבית הכנסים המקצועיים פועלים בשעות היום: התכנסות סביב 08:30-09:00, וסיום סביב 15:30-17:00. עם זאת, חללי הקונגרסים זמינים גם לאירועי ערב, כאשר חברות רבות שוכרות את המקום ליום שלם (כנס בוקר, מנוחה, וארוחת ערב חגיגית באותו המתחם).