הפקת אירועי חברה מתחלקת לשלושה חלקים:

תכנון האירוע – כאשר הקו המלווה אותנו מתייחס לתכנון מדויק של האירוע ושילוב התכנים והאטרקציות לעובדים ולאופי האירוע.

ארגון האירוע – בצורה שתאפשר לשלוט על מהלך האירוע, לעמוד על טיב הספקים ונותני השירות השונים שייקחו חלק באירוע.

הפקת האירוע – ע"י צוות מפיקים מקצועי שילווה את האירוע מתחילתו ועד סופו בזמן אמת, עמידה בזמנים ואיכות בשירות זה המוטו שלנו.

הניסיון שעושה את ההבדל

פעולת הניהול של אירועי חברות היא מומחיות שנלמדת עם השנים. הצוות שלנו עבר מאות אירועי חברה מכל הגדלים. כל העובדים שלנו בעלי ניסיון בחברות המובילות בשוק בתחום ההפקות, וביחד החלטנו שאנחנו נעשה דברים קצת אחרת מכולם.

למה רוב אירועי החברה נראים אותו דבר (ואיך שוברים את התבנית)?

מנהלות רווחה ומשאבי אנוש (HR) מוצאות את עצמן לא פעם מול אתגר בלתי אפשרי: להפיק אירוע הרמת כוסית, מסיבת סוף שנה או אירוע חברה שנתי, שירגש עובדים שכבר ראו וקיבלו הכל. כשהולכים על בטוח וסוגרים את אותו אולם אירועים שנה אחרי שנה, מקבלים אירוע פלסטיק. העובדים מגיעים, אוכלים בופה, שומעים נאום של המנכ"ל, חותכים הביתה ב-22:00, ולמחרת בבוקר אף אחד לא מדבר על זה.

כדי לשבור את התבנית, אנחנו חייבים לשנות את כללי המשחק. אנחנו מתייחסים לאירוע חברה כמו אל הפקת פסטיבל בוטיק או פרימיירה של סרט. זה מתחיל מהטיזינג במשרד, ממשיך בבחירת חלל שמשדר אופי (למשל, מפעל נטוש שעבר הסבה לגלריית אירועים עם תאורת לייזרים מטורפת), ומסתיים בלוח זמנים שמותיר את האורחים במתח חיובי לקראת מה שהולך לקרות. כשאתם מנתקים את העובד מהתפיסה של "אירוע מטעם העבודה" ומכניסים אותו לווייב של יציאה תל אביבית או פסטיבל שטח בטבע, המורל והנאמנות לארגון מזנקים.

בחירת הלוקיישן: הרבה מעבר למקרן ואקוסטיקה

ההחלטה הפיננסית והלוגיסטית הכי כבדה שלכם היא איפה שמים את האנשים. איתור לוקיישן לאירוע חברה דורש צ'ק-ליסט מקצועי ונוקשה. אם מדובר בכנס בוקר הכולל הרצאות טד קצרות, חובה לוודא אקוסטיקה מושלמת, תשתית וידאו מתקדמת (מסכי לד) והושבת תיאטרון נוחה. אם מדובר במסיבת קיץ, אנחנו נחפש מתחם עם שטח חוץ מרווח, בריכה או נוף לים, ורישוי רעש שמאפשר לדיג'יי לנגן עד השעות הקטנות.

אנחנו ב-AllPlaces מחזיקים בפורטפוליו שלנו חללים שהם "אוף רדאר" (Off Radar) – מקומות שלא פתוחים לקהל הרחב. המטרה שלנו היא לקחת את הבריף שלכם ולשדך לו את הקירות הנכונים, תוך נטרול מוקשים כמו היעדר חניה לעשרות רכבים, או רישוי אש חסר שיכול לסגור לכם את האירוע דקה לפני שהעובדים מגיעים.

איזה פורמט אירוע הארגון שלכם באמת צריך?

כדי לעזור לכם למקד את המטרה, חילקנו את סוגי אירועי החברה הפופולריים והדרישות הלוגיסטיות הקריטיות שלהם:

ניהול התקציב של מחלקת הרווחה בלי חריגות

הפקת אירוע חברה משולה לניהול חברת סטארט-אפ לערב אחד. יש לכם משקיעים (ההנהלה), יש לכם לקוחות (העובדים), ויש לכם שורת רווח שצריך לעמוד בה. אחד האתגרים הגדולים של מנהלי HR הוא לסיים את האירוע בגבולות התקציב שאושר בבורד, מבלי להרגיש שהתפשרו על האיכות.

הנוסחה שלנו לחלוקת התקציב ברורה: 60% הולכים על הלוקיישן והחוויה הקולינרית (מזון ומשקאות). עובדים לא סולחים על אוכל בינוני או על תור ארוך לבר. 20% מוקצים לתוכן (אמן אורח, דיג'יי מטורף, עמדות קונספט). 10% לעיצוב, מיתוג ומעטפת טכנית (הגברה, תאורה, מסכים), ו-10% האחרונים נשמרים כבצ"מ (בלתי צפוי מראש) – עבור שעות נוספות לבר, שבירת כוסות, או הסעות אקסטרה של הרגע האחרון. אנחנו מנהלים את האקסל הזה בשקיפות פסיכוטית מולכם, כדי למנוע את "תסמונת החשבונית המפתיעה" ביום שאחרי.

שאלות נפוצות של מנהלות רווחה ומנכ"לים

איך מתמודדים עם עובדים שלא רוצים לרקוד או להשתתף בפעילויות? בכל חברה יש אחוז ניכר של עובדים (במיוחד במחלקות פיתוח ו-R&D) שסולדים מרחבות ריקודים רועשות או מהפעלות חברתיות מאולצות. הדרך שלנו להכיל אותם היא בניית "אירוע מרובה מתחמים". בזמן שברחבה המרכזית יש מסיבה בווליום גבוה, אנחנו מקימים תמיד מתחם לאונג' שקט ומופרד אקוסטית (צ'יל אאוט), עם פינות ישיבה אלגנטיות, עמדת קפה משובח או בר קוקטיילים שקט, ומשחקי שולחן (כמו שולחנות סנוקר או מתחמי ארקייד רטרו). ככה כולם מוצאים את המקום שלהם בלי להרגיש מחוץ לעניינים.

האם עדיף לעשות את האירוע ביום חמישי בערב או באמצע השבוע? זו שאלת השאלות של תרבות ארגונית. יום חמישי בערב הוא פופולרי כי אין עבודה למחרת, אבל הוא גם הזמן שבו לעובדים יש התחייבויות פרטיות, משפחתיות, וילדים, מה שעלול להוריד את אחוזי ההגעה. הטרנד החזק היום בהייטק ובחברות גדולות הוא לערוך מסיבות חברה בימי שלישי או רביעי בערב (או משעות הצהריים אל תוך הערב), ולהעניק לעובדים איחור מוסדר של שעתיים-שלוש בהגעה למשרד למחרת. זה משדר שהחברה משקיעה בהם על חשבון שעות הפעילות שלה, ומעלה דרמטית את אחוז ההשתתפות.

האם שווה לשפוך חצי מהתקציב על זמר או אמן אורח מפורסם? אמן אורח מהשורה הראשונה יכול לעלות בין 50 ל-150 אלף שקלים להופעה של 45 דקות. אם התקציב שלכם מאפשר את זה בלי לפגוע באיכות האוכל והאלכוהול – זה "פיק" מטורף לאירוע. אבל, אם הבאת האמן גורמת לכם לקצץ באיכות הבר או להזמין בורקסים במקום בשרים במעשנה, אנחנו נעצור אתכם. עובד ייהנה הרבה יותר מדיג'יי מועדונים סופר-מוכשר שעולה עשירית מהמחיר, יחד עם אלכוהול חופשי ואוכל מדהים, מאשר מהופעה של אמן מפורסם כשהוא רעב וצמא.

איך מנהלים מגבלות תזונתיות לקהל של 300 עובדים? מערך הרישום המקדים הוא קריטי. לפני האירוע, אנחנו מוציאים יחד איתכם טופס רישום דיגיטלי לכלל החברה שממפה את כל הרגישויות (צליאק, אלרגיות לבוטנים, טבעונות, כשרות מהדרין). ביום האירוע, במקום שהעובדים ירדפו אחרי מנהל הקייטרינג ויתחננו לאוכל, אנחנו מקימים עמדות מזון ייעודיות, ממותגות ומופרדות לחלוטין שמטפלות באותם אנשים ברמת VIP. עובד שטופל כראוי מבחינה קולינרית, הוא עובד שמרגיש שרואים אותו.

הצעד הבא שלכם לאירוע חברה מנצח

לתכנן אירוע לעשרות או מאות עובדים זו אחריות כבדה, ואתם לא צריכים לעשות את זה לבד תוך כדי שאתם מנהלים את השוטף של הארגון. התפקיד שלנו ב-AllPlaces הוא להיות זרוע הביצוע שלכם בשטח. לפתוח לכם דלתות ללוקיישנים סודיים, לנהל את המשא ומתן מול הספקים, ולדאוג שביום האירוע, גם מנהלת ה-HR וגם המנכ"ל יוכלו פשוט לשתות קוקטייל וליהנות עם כולם. מוכנים לזרוק את הבנאליות מהחלון ולהרים אירוע שישבור את הרשת הפנימית של החברה? בואו נשב, נפתח יומנים ונתחיל לבנות את הטירוף הזה יחד. מתי נפגשים?